Doklad musí být dohledatelný až k platbě.
Přijatou fakturu přiřadíme ke smlouvě nebo objednávce, zaúčtujeme ji a zkontrolujeme její úhradu. Bankovní pohyby párujeme tak, aby nezůstávaly nevysvětlené platby a výbor se mohl spolehnout na aktuální zůstatky.
- účtujeme faktury, banku, pokladnu a interní doklady,
- vedeme samostatnou evidenci domu a jednotlivých účetních období,
- kontrolujeme návaznost na předpisy, úhrady a závazky,
- připravujeme přehled hospodaření pro statutární orgán.
Závěrka začíná kontrolou, ne stisknutím tlačítka.
Před uzavřením období porovnáme účetní stav s bankovními účty, závazky, pohledávkami a evidencí dlouhodobých záloh. Nejasný rozdíl neodsuneme do dalšího roku; dohledáme jeho původ a předložíme výboru, co je potřeba rozhodnout nebo doložit.
- inventarizace účtů a kontrola zůstatků,
- časové rozlišení nákladů a výnosů,
- sestavení účetní závěrky a podkladů pro schválení,
- archivace podkladů v dohodnuté struktuře.
Chybějící doklady nejdřív pojmenujeme.
Při změně účetní nebo správce sestavíme předávací seznam. Kontrolujeme hlavní knihu, obratovou předvahu, salda, bankovní výpisy, faktury, závěrky a dostupné daňové či rejstříkové podklady. Výsledkem první kontroly je konkrétní seznam nesrovnalostí a návrh, co lze opravit z dostupných dat.
Pokud účetnictví několik měsíců nebo let nikdo řádně neuzavřel, rozdělíme práci po obdobích. Rekonstrukci naceníme až poté, co víme, kolik dokladů chybí a zda jsou dohledatelné v bance, smlouvách nebo u dodavatelů.