Nejdřív nastavíme rozsah a časovou osu.
Pro úvodní konzultaci stačí základní informace o domě, očekávaném rozsahu správy a předpokládaném termínu změny. Výbor si samostatně ověří své smluvní a rozhodovací podmínky; my připravíme kapacity a návaznost převzetí správy.
- typ objektu a orientační počet jednotek,
- požadovaný rozsah správy,
- předpokládaný termín změny,
- hlavní provozní priority domu.
Každá položka má vlastníka a stav.
Seznam nerozdělujeme jen na „účetnictví“ a „techniku“. Uvádíme konkrétní výstupy: hlavní knihu, salda, bankovní oprávnění, smlouvy, revizní zprávy, klíče, přístupy do systémů, rozpracované objednávky, reklamace a pojistné události. U každé položky evidujeme, zda byla předána, v jakém formátu a co ještě chybí.
- účetní exporty, doklady a stav pohledávek,
- seznam smluv, dodavatelů a kontaktních osob,
- technická dokumentace, revize a servisní historie,
- otevřené opravy, reklamace, pojistné události a spory.
Nejdřív hlídáme věci, které nesmějí vypadnout.
Po převzetí ověříme přístupy k účtům a systémům, splatné závazky, havarijní kontakty a nejbližší zákonné či servisní termíny. Teprve potom se pouštíme do čištění dlouhodobých restů. Výbor dostane seznam rizik rozdělený na okamžité kroky, úkoly pro první měsíce a investice, které vyžadují rozhodnutí vlastníků.