Nejdřív čteme smlouvu a stanovy.
Zkontrolujeme výpovědní dobu, způsob doručování, podmínky předání a to, kdo má změnu podle stanov schválit. Výbor tak zná časovou osu dřív, než odešle první dopis.
- stávající smlouva a její dodatky,
- stanovy a poslední relevantní usnesení,
- návrh rozhodnutí a harmonogram změny,
- výpověď s doložitelným doručením.
Každá položka má vlastníka a stav.
Seznam nerozdělujeme jen na „účetnictví“ a „techniku“. Uvádíme konkrétní výstupy: hlavní knihu, salda, bankovní oprávnění, smlouvy, revizní zprávy, klíče, přístupy do systémů, rozpracované objednávky, reklamace a pojistné události. U každé položky evidujeme, zda byla předána, v jakém formátu a co ještě chybí.
- účetní exporty, doklady a stav pohledávek,
- seznam smluv, dodavatelů a kontaktních osob,
- technická dokumentace, revize a servisní historie,
- otevřené opravy, reklamace, pojistné události a spory.
Nejdřív hlídáme věci, které nesmějí vypadnout.
Po převzetí ověříme přístupy k účtům a systémům, splatné závazky, havarijní kontakty a nejbližší zákonné či servisní termíny. Teprve potom se pouštíme do čištění dlouhodobých restů. Výbor dostane seznam rizik rozdělený na okamžité kroky, úkoly pro první měsíce a investice, které vyžadují rozhodnutí vlastníků.